À propos

Type de projet : Sur mesure

Client: Petites-Mains, https://petitesmains.com/

Secteur: Organisme à but non lucratif 

Description: Chez ArcheTI, nous choisissons de travailler avec des organisations qui font une vraie différence dans la vie des gens. Petites-Mains incarne cette mission : elle aide les femmes immigrantes à reprendre confiance, à développer leurs compétences et à trouver leur place dans la société québécoise.  

Le défi : Unifier les opérations pour maximiser l'impact

Lorsque Petites-Mains nous a approchés, la décentralisation de leurs données constituait un frein majeur à leur efficacité. Chaque département faisait face à des défis spécifiques :

• L'équipe d'intervention peinait à maintenir une vue d'ensemble du parcours de chaque participante, les informations étant dispersées dans de multiples fichiers.
• Le service traiteur gérait ses opportunités, soumissions et son suivi client dans des outils distincts, rendant la gestion du pipeline de vente lourde et manquant de visibilité.
• La fabrique de couture manquait d'un système intégré pour le suivi de la production en temps réel, des commandes de matières premières à la gestion des stocks de produits finis.
• La comptabilité devait consolider manuellement les données financières provenant de ces différentes sources, un processus long, complexe et sujet aux erreurs.
• L'équipe de direction souhaitait disposer d’un outil lui permettant de rassembler facilement l’ensemble des informations et d’obtenir un portrait global et fiable de l’organisation, afin d’appuyer la prise de décisions stratégiques éclairées.

Cette fragmentation de l'information n'était pas seulement un frein à la productivité ; elle engendrait des redondances, augmentait le risque d'erreurs et complexifiait des processus qui se devaient d'être agiles.

La solution ArcheTI : Une implémentation Odoo personnalisée

Pour relever ce défi, ArcheTI a conçu et déployé une solution Odoo entièrement adaptée aux réalités de Petites-Mains. Notre approche visait non seulement à implanter un ERP, mais à le sculpter pour qu'il simplifie et professionnalise leurs processus.

Notre intervention s'est articulée autour de plusieurs axes :

1. Implémentation de modules stratégiques : Nous avons déployé les modules Odoo essentiels pour créer une colonne vertébrale intégrée : Ventes, pour structurer le suivi des opportunités et automatiser la création de devis ; Fabrication, pour offrir une visibilité en temps réel sur l'état de la production ; Achats et Inventaire, pour optimiser la chaîne logistique ; et Contacts.
2. Développement sur mesure au cœur de la mission : Le module Contacts a été profondément personnalisé par nos experts. Nous l'avons transformé en un puissant outil de suivi d'intervention, capable de gérer des données complexes : parcours psychosocial, suivi des formations internes (couture industrielle, restauration, bureautique), et progression vers l'emploi.
3. Un déploiement phasé et maîtrisé : Pour assurer une transition fluide, nous avons structuré le projet en trois phases distinctes :
   • Phase 1 : Intégration du service traiteur (opérations, ventes, CRM).
   • Phase 2 : Déploiement pour la division d'intervention (suivi psychosocial et aide à l'emploi).
   • Phase 3 : Optimisation de la division fabrication (gestion de la production et des stocks).
4. Une infrastructure performante et sécurisée : Contrairement à une solution sur site (on-premise), nous avons mis en place une infrastructure d'hébergement infonuagique sur AWS (Amazon Web Services). Cette architecture, gérée et maintenue par ArcheTI, offre à Petites-Mains la flexibilité, la sécurité et la fiabilité nécessaires pour soutenir leur croissance.

Résultats : L'efficacité opérationnelle au service de l'humain

L'impact de notre solution Odoo sur les opérations de Petites-Mains est significatif. En tant que partenaire, nous sommes fiers d'avoir contribué aux avancées suivantes :

• Centralisation des données : Toutes les informations sont désormais accessibles en temps réel depuis une source unique, offrant une vision à 360 degrés des activités et éliminant les silos d'information.
• Gestion des accès et conformité (Loi 25) : Nous avons implémenté une gestion fine des droits d'accès par rôle, garantissant la confidentialité des données et facilitant la conformité avec la Loi 25.
• Comptabilité unifiée : La gestion financière est maintenant rationalisée au sein d'un seul système, simplifiant les processus de clôture de mois et offrant une vision claire de la santé financière de l'organisation.
• Prise de décision éclairée : Avec des tableaux de bord consolidés et des données fiables, la direction de Petites-Mains dispose désormais d'outils puissants pour piloter l'organisation et amplifier son impact social.

Conclusion : Un partenariat technologique évolutif

Ce projet illustre parfaitement la philosophie d'ArcheTI. Plus qu'une simple implantation, ce cas d'étude démontre notre capacité à modeler la puissance et la flexibilité d'Odoo pour répondre aux processus uniques et profondément humains d'une entreprise d'économie sociale.

Notre collaboration avec Petites-Mains est d'ailleurs une preuve vivante des possibilités qu'offre une solution tout-en-un. Le partenariat se poursuit et évolue. Depuis le déploiement initial, la fondation solide que nous avons bâtie a permis d'identifier de nouvelles opportunités, menant à l'intégration de modules supplémentaires pour répondre à leurs besoins grandissants : Marketing par courriel et Événements pour la communication, une plateforme de formation complète avec eLearning et Base de connaissances, ainsi que des outils de gestion des Signatures et des Présences.

Chez ArcheTI, nous ne voyons pas la technologie comme une finalité, mais comme un catalyseur de croissance. Nous sommes fiers d'accompagner Petites-Mains en tant que partenaire technologique sur le long terme, en les aidant à maximiser continuellement leur impact.