Description :

Olimag est un fabricant de renommée mondiale spécialisé dans les sables de haute qualité pour diverses applications industrielles, incluant le sablage, les matériaux réfractaires, la géothermie, la traction et les terrains de sport. Installée à Thetford Mines, au Québec, depuis 1986, l’entreprise a développé une expertise dans la production d’olivine synthétique grâce à un procédé breveté de calcination thermique. Cette technologie positionne Olimag comme un chef  nde file mondial dans son domaine. L’entreprise fabrique des sables non toxiques, durables et performants, conformes aux normes de qualité les plus élevées, et essentiels à de nombreuses industries.

Engagée en faveur du développement durable, Olimag met un point d’honneur à réduire son impact sur la qualité de l’air et à se conformer aux réglementations environnementales. Elle a également participé à un important projet de caractérisation environnementale visant à mieux comprendre et restaurer d’anciens sites miniers. L’intégration de pratiques écoresponsables fait d’Olimag un acteur clé de l’économie circulaire au Québec.

Contexte : 

Olimag était confrontée à d’importants défis liés à ses anciens systèmes logiciels, notamment en raison de leur manque d’intégration et de leur technologie obsolète. L’entreprise utilisait plusieurs systèmes distincts pour différentes fonctions : production, gestion des stocks, contrôle qualité et comptabilité. Ces systèmes n’étaient pas interconnectés, obligeant les employés à saisir manuellement les mêmes données à plusieurs reprises, ce qui entraînait des inefficacités et des erreurs. Le logiciel comptable, en particulier, approchait de l’obsolescence, créant un besoin urgent d’une solution plus fiable et intégrée.

Par ailleurs, le processus de fabrication d’Olimag était complexe : il impliquait le mélange et la production de sables, suivis de leur pesée pour l’expédition. Le système de production était majoritairement manuel, rendant la gestion des stocks inefficace. Cela générait des tensions entre les départements de production et de ventes, car les inventaires ne concordaient pas. Le client avait donc besoin d’une solution centralisée et automatisée, capable de s’intégrer aux systèmes existants et de soutenir la croissance future.

Il lui fallait aussi une solution flexible, adaptée à ses besoins spécifiques, notamment la connexion des balances industrielles à l’équipement de production afin d’automatiser la pesée et l’étiquetage des produits. La plateforme recherchée devait simplifier les opérations, améliorer la productivité et garantir des données précises et à jour pour une prise de décision éclairée.

Solution et intégration du projet :

Nous avons travaillé en étroite collaboration avec Olimag pour résoudre ses défis opérationnels en deux phases.

Phase 1: Nous avons mis l’accent sur l’intégration des modules de base, essentiels à la continuité de l’entreprise, notamment les ventes, l’inventaire, la production, la comptabilité et une partie des achats. La priorité était de s’assurer que les opérations puissent se poursuivre sans interruption, car le système comptable existant devenait obsolète. Cette phase a été réalisée en privilégiant une approche standard, limitant le développement aux fonctionnalités les plus essentielles. Cela a permis à Olimag de démarrer rapidement tout en nous permettant de collecter des informations pour les parties plus complexes de leur activité.

Phase 2: Nous nous sommes ensuite concentrés sur les aspects plus complexes de l’automatisation de leurs opérations. Le système de production d’Olimag impliquait la pesée des sables à l’aide de balances industrielles, qui devaient être intégrées à Odoo. Cela a nécessité une analyse approfondie de leurs processus pour comprendre comment les balances pouvaient être connectées à Odoo et comment les données pouvaient circuler de manière fluide. Nous avons pu connecter leur équipement existant à Odoo à l’aide d’un protocole standard de l’industrie, éliminant ainsi la nécessité de faire de nouveaux achats. Nous avons également développé une solution permettant de capturer les poids des balances dans Odoo, et une étiquette avec code-barres et détails du produit était générée. Cela a automatisé entièrement le processus de pesée et d’étiquetage, améliorant considérablement l’efficacité de la production.

L’équipe d’Olimag a également reçu une formation pour utiliser Odoo, et la mise en œuvre a été réalisée en hébergement local (sur site), plutôt que sur les serveurs cloud d’Odoo. Un facteur clé qui a contribué à une intégration fluide a été la fourniture par Olimag de données propres et bien organisées, ce qui a grandement simplifié le processus d’importation des données lors de l’intégration.

Résultats :

Les résultats du projet ont été transformateurs pour Olimag.

Phase 1: La mise en service initiale en février 2023 a rationalisé les opérations critiques, en particulier la comptabilité, la gestion des stocks et les ventes. Olimag a économisé un temps et des ressources considérables, notamment en comptabilité, où les employés n’ont plus eu à entrer les données dans plusieurs systèmes. Par exemple, leur assistante administrative a pu économiser deux journées complètes par semaine, et un employé du département de chargement a vu ses heures de travail réduites, passant de 32 heures par semaine à seulement 16 heures. Ces économies de temps ont amélioré l’efficacité globale et ont permis aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Phase 2: La mise en service en octobre 2023 a marqué l’intégration complète de l’automatisation dans la production. Les balances étant désormais directement connectées à Odoo, la pesée, l’étiquetage et le suivi des stocks sont désormais entièrement automatisés. Cela a résolu le problème récurrent des écarts d’inventaire entre la production et les ventes, puisque les données sont désormais précises et en temps réel. Les processus de fabrication d’Olimag sont devenus beaucoup plus efficaces, ce qui leur permet de travailler plus rapidement et de manière plus fiable, sans risques d’erreurs manuelles.

Aujourd’hui, Olimag est beaucoup plus autonome dans l’utilisation d’Odoo. L’entreprise a intégré de nouveaux modules tels que la qualité, la maintenance, les projets, le site web et le tableau de bord, et son équipe peut désormais configurer de nouveaux modules avec un minimum d’assistance externe. Ils ont obtenu d’importantes améliorations opérationnelles, avec un meilleur contrôle des stocks et des données plus fiables et actualisées dans tous les départements. L’entreprise a également commencé à constater des avantages quantifiables grâce à son investissement, avec une réduction notable des tâches manuelles et une meilleure communication inter-départementale.

Cette étude de cas met en lumière plusieurs enseignements clés pour les futurs clients envisageant Odoo pour leurs opérations de fabrication. D’abord, il est crucial de démarrer avec une approche par phases, ce qui permet de garantir la continuité des opérations tout en offrant suffisamment de temps pour aborder les aspects plus complexes de l’automatisation dans une phase ultérieure. 

Ensuite, l’intégration est essentielle pour améliorer l’efficacité opérationnelle. Les défis rencontrés par Olimag, liés à des systèmes déconnectés et à la saisie manuelle des données, ont été résolus grâce à la plateforme centralisée d’Odoo, qui a permis de réunir l’inventaire, la comptabilité et la production dans un système unifié. 

Enfin, l’automatisation des processus de production s’avère être un atout majeur pour les fabricants. En connectant leurs balances à Odoo, Olimag a éliminé le suivi manuel, réduit les erreurs et gagné un temps précieux. Cela a non seulement augmenté l’efficacité de la production, mais a également amélioré la précision des données d’inventaire, un élément essentiel pour les entreprises manufacturières.